Thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0, CPĐT là việc Chính phủ sử dụng công nghệ thông tin (CNTT) và truyền thông để đạt được hiệu quả tốt hơn. Chính phủ số là việc sử dụng các công nghệ số như một phần thiết yếu trong các chiến lược hiện đại hóa Chính phủ để tạo ra các giá trị công có sự minh bạch, hiệu quả thông qua việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến cấp độ cao cho người dân và doanh nghiệp. Cổng dịch vụ công Quốc gia thực hiện mục tiêu nâng cao chất lượng, hiệu quả cung cấp dịch vụ công của các cơ quan Nhà nước bằng cách số hóa hồ sơ, giấy tờ; chuyển hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản giấy, giao dịch trực tiếp sang hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử… Thông qua các phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, tổ chức, với mục tiêu chính là: Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin…; tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước.
Tại Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT) công tác văn thư, lưu trữ đã có những chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nền nếp, thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp trong hoạt động dịch vụ công trực tuyến và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Việc sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy để chuyển hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản giấy, giao dịch trực tiếp sang hoạt động sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử đã đáp ứng yêu cầu công tác tham mưu, chỉ đạo điều hành của cơ quan, góp phần phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh. Theo đó, Sở tập trung tham mưu xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số trong thực hiện nhiệm vụ CCHC của tỉnh; thực hiện thống nhất các quy định hiện hành về tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức, trên địa bàn tỉnh để quản lý, khai thác, xử lý văn bản điện tử đi, đến, trình ký, phê duyệt văn bản, chỉ đạo, điều hành công việc, trong nội bộ cơ quan, đơn vị và gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan trong và ngoài tỉnh thông qua ứng dụng trên môi trường mạng.
Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan trên địa bàn tỉnh xây dựng các giải pháp an ninh, bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức và hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ lịch sử tỉnh; nghiên cứu, đề xuất xây dựng, trang bị hạ tầng kỹ thuật, hoàn thiện hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng quy định của Nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Bên cạnh đó, Sở đã nghiêm túc triển khai thực hiện Luật Lưu trữ từ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh. Việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đang được thực hiện theo quy định. Tài liệu lưu trữ tại cơ quan từng bước được phân loại, chỉnh lý, quản lý, bảo vệ, bảo quản an toàn, đảm bảo bí mật Nhà nước; phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả và đảm bảo thông tin, cung cấp thông tin, tài liệu, số liệu tin cậy, kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác. Sở TT&TT đã thực hiện việc đưa hệ thống quản lý văn bản và điều hành vào hoạt động của cơ quan; việc thực hiện gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử, ký số ngày càng được quan tâm thực hiện, góp phần nâng cao chất lượng nền hành chính Nhà nước và năng lực cạnh tranh cấp tỉnh.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ tại Sở vẫn còn tồn tại một số hạn chế, như: Tình trạng văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày, chưa xây dựng được danh mục hồ sơ; việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan phân tán chưa thu thập đầy đủ; hiện tượng tích đống, bó gói vẫn xảy ra, dẫn đến việc tra cứu, khai thác, bảo quản và sử dụng tài liệu hạn chế; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản còn yếu và thiếu. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ đi đôi với việc ứng dụng CNTT phát triển hình thái văn thư lưu trữ 4.0 tại Sở cần tập trung vào các giải pháp cơ bản sau:
Một là, tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo Sở về công tác văn thư, lưu trữ; thể hiện rõ vai trò, trách nghiệm của người đứng đầu trong việc thực hiện các nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; nâng cao trách nhiệm của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nhằm đạt hiệu quả, đảm bảo thống nhất về nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
Hai là, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc theo đúng vị trí việc làm; đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp; thực hiện đúng, đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật. Tạo điều kiện cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ được học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Ba là, xây dựng, sửa đổi quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Xây dựng, ban hành những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan. Chỉ đạo và thực hiện nghiêm túc việc xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc; đảm bảo các công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời triển khai thu thập hồ sơ công việc đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
Bốn là, đẩy mạnh ứng dụng CNTT, từng bước hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ; bảo đảm an toàn thông tin; triển khai thực hiện số hoá tài liệu giấy và lập hồ sơ lưu trữ điện tử đảm bảo đạt mục tiêu về lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử theo Kế hoạch số 2354/KH-UBND ngày 29/7/2021 của UBND tỉnh về thực hiện Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 – 2025" của Thủ tướng Chính phủ.
Năm là, bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, vệ sinh kho lưu trữ thường xuyên; duy trì nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy, chữa cháy theo quy định; đồng thời tổ chức sử dụng tài liệu hiệu quả, bảo đảm giữ gìn bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định; từng bước chọn lọc để số hoá tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của cơ quan.
Sáu là, khẩn trương thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tích đống tại cơ quan; đảm bảo tài liệu trong kho được lập hồ sơ và chỉnh lý theo nghiệp vụ lưu trữ. Bố trí kinh phí chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng tích đống hình thành từ năm 2020 trở về trước.
Bẩy là, tăng cường công tác tự kiểm tra, hướng dẫn đối với đơn vị trực thuộc nhằm thống nhất nghiệp vụ, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan đi vào nền nếp hiệu quả.
Như vậy, để đạt được những mục tiêu chính yếu trong lộ trình CCHC và xây dựng CPĐT, việc phát triển hình thái văn thư lưu trữ 4.0 là điều tất yếu và có tính tiên quyết. Đó là công cụ cốt lõi góp phần quan trọng trong việc đẩy mạnh CCHC và xây dựng thành công CPĐT, Chính phủ số.
