Công tác văn thư, lưu trữ: Những công việc lặng thầm

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được khẳng định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng trong quá trình trao đổi cũng như truyền đạt thông tin. Những năm qua, Sở Thông tin và Truyền thông luôn chú trọng đến công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo cung cấp thông tin nhanh, đầy đủ, kịp thời chính xác đối với việc điều hành của Ban Giám đốc, cũng như truyền tải các ý kiến chỉ đạo đến các phòng chuyên môn và các bộ phận chức năng góp phần tạo điều kiện cho cơ quan hoạt động có hiệu quả.Cán bộ làm công tác văn thư hằng ngày phải tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản của hầu hết các bộ phận trong sở, song ít ai nghĩ rằng công tác văn thư, lưu trữ là quan trọng mà đơn thuần đấy chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ. Song thực tế công tác văn thư, lưu trữ là công tác có những cống hiến thầm lặng nhất. Bởi làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ và đảm bảo an toàn bí mật công tác.Công tác văn thư là trung tâm diễn ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ và xử lý thông tin; trong đó những công văn, giấy tờ là đối tượng chủ yếu của công tác văn thư. Từ khâu tiếp nhận văn bản - phân loại - chuyển xử lý - lưu giữ tài liệu và phát hành theo quy định là cả một hệ thống sâu chuỗi công tác nghiệp vụ mang tính khoa học cao, đòi hỏi sự thận trọng tỉ mỉ, sự chính xác gần như tuyệt đối của người thực hiện. Để làm tốt nhiệm vụ người văn thư và phải nắm vững kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, phương pháp, các bước tiến hành phải nhanh chóng, nếu giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của Sở, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự kiện, sự việc được nêu trong văn bản.Thay vì việc phải cập nhật và tiến hành lưu trữ văn bản bằng tay vào sổ lớn, dày, cồng kềnh và thời gian lưu trữ lâu năm khiến việc tìm kiếm gặp nhiều trở ngại, thì hiện nay, công tác văn thư tại Sở Thông tin và Truyền thông đã ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử eOffice vừa chuyển tải văn bản một cách nhanh chóng, tiện lợi, vừa giảm bớt việc in ấn tài liệu không cần thiết đồng thời mang lại hiệu quả thiết thực trong lưu giữ và tra cứu thông tin. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư cũng là một nhu cầu mang tính khách quan, bức thiết bởi CNTT hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, góp phần nâng cao hiệu lực pháp lý về công tác quản lý văn bản cũng như hiệu quả, năng suất lao động của cán bộ văn thư. Trung bình hằng năm, Sở Thông tin và Truyền thông tiếp nhận, luân chuyển hơn 2.000 văn bản đến, ban hành hơn 1.000 văn bản các loại. Chỉ tính riêng trong năm 2012 vừa qua, bộ phận văn thư, lưu trữ Sở Thông tin và Truyền thông đã tiếp nhận và xử lý, phát hành 3.826 văn bản các loại (khối lượng văn bản đi tăng 113% so với cùng kỳ năm 2011). Trung bình mỗi ngày cán bộ văn thư phải giải quyết 14 văn bản các loại, đồng thời gửi tài liệu, văn bản cho khoảng 100 đơn vị thuộc cấp bộ, tỉnh, huyện, các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh và các đơn vị thuộc ngành.Nếu văn thư là tiếp nhận, quản lý văn bản, chuyển xử lý, phát hành tài liệu; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu thì công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Chủ tịch Hồ Chí Minh từng đánh giá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ tiếp nhận, phát hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. Đến nay, tại Sở Thông tin và Truyền thông đã thu thập được 12.096 tài liệu, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh 11.018 tài liệu và nộp lưu. Đây cũng chính là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất phục vụ công tác tra cứu, khai thác và sử dụng mỗi năm của Sở.Tuy nhiên, hiện nay công tác văn thư - lưu trữ tại Sở TT&TT vẫn tồn tại không ít khó khăn do thiếu nhân sự, thiếu diện tích kho chứa để bố trí, sắp đặt theo đúng quy định …Vượt qua mọi khó khăn, thử thách, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại Sở đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đồng thời thực hiện có hiệu quả các vấn đề về nghiệp vụ như tiếp nhận phát hành văn bản nhanh chóng, kịp thời, chỉnh lý và lưu trữ tài liệu đúng hạn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, chống cháy nổ, hư hỏng…Có thể nói, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần đáng kể để cơ quan hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ đó tạo tiền đề làm tốt công tác lưu trữ và đề ra những kế hoạch hiệu quả của hiện tại cũng như định hướng sát thực cho tương lai. /uploads/news/2013_09/can-bo-van-thu-so-tttt-thuc-hien-nhiem-vu.jpg Cán bộ văn thư Sở TT&TT thực hiện nhiệm vụ (Ảnh:PV)