Hiệu quả ứng dụng CNTT trong cải cách thủ tục hành chính ở ngành Giáo dục

/uploads/news/2013_11/1_8.jpg Một trong những ưu điểm lớn phải kể đến đó là việc áp dụng hệ thống xử lý văn bản qua mạng internet giúp tiết kiệm chi phí, giảm bớt rất nhiều thời gian xử lý đối với các loại giấy tờ, văn bản. Ông Lương Văn Đoàn, Trưởng phòng CNTT và nghiên cứu khoa học, Sở Giáo dục & Đào tạo cho biết: Năm 2008, sở tiến hành triển khai hệ thống quản lý tài liệu, văn bản qua mạng internet, có tên là TĐ – OFFICE. Ban đầu triển khai chỉ xác định áp dụng đối với các phòng, ban của sở nhằm mục đích giảm thời gian triển khai, xử lý văn bản qua lại giữa các phòng và tiết kiệm mực, giấy in. Tuy nhiên, qua quá trình triển khai và sử dụng, nhận thấy những hiệu quả tích cực mà hệ thống này mang lại, Sở Giáo dục & Đào tạo đã đẩy mạnh triển khai tới tất cả các đơn vị trực thuộc trên địa bàn. Đến nay, 100% các đơn vị trong toàn ngành từ cấp sở, cấp phòng đến các trường đều đã tiến hành lưu trữ, xử lý văn bản trên hệ thống này qua mạng internet. Nếu so với trước kia, các văn bản mang đi trình ký phải in đi in lại nhiều lần để sửa lỗi và kiểm duyệt, thì nay tất cả đều được xử lý qua mạng internet nên tiết kiệm rất nhiều chi phí cũng như thời gian làm việc.Theo ông Lương Văn Đoàn, Trưởng phòng CNTT và nghiên cứu khoa học, Sở Giáo dục & Đào tạo thì ưu điểm của hệ thống này là rất dễ sử dụng và có nhiều tiện ích. Các đơn vị trực thuộc chỉ cần 1 máy tính kết nối mạng internet, 1 địa chỉ truy cập do sở cung cấp là có thể tham gia vào việc xử lý văn bản trên mạng nội bộ của ngành. Thêm vào đó một số tính năng mở rộng giúp công tác tập huấn, nâng cao chất lượng giáo viên cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Nếu trước kia để tổ chức được 1 lớp tập huấn phải chuẩn bị trước cả tháng để sắp xếp địa điểm, tính toán chỗ ở cho người đến tập huấn… dẫn đến số lượng người được tập huấn trong một đợt rất hạn chế thì nay chỉ cần thông báo ngày giờ diễn ra tập huấn, các đơn vị có nhu cầu tham gia sẽ truy cập vào hệ thống, tìm đến điểm cầu của giáo viên đã định trước để nghe giảng. Tiện ích này giúp giảm rất nhiều chi phí đi lại, ăn ở của các học viên, đồng thời tăng số lượng người tham gia tập huấn, bởi trong 1 lúc vài chục điểm cầu có thể cùng tham gia học.Hiện nay việc nhận các văn bản triển khai từ bộ Giáo dục, sở Giáo dục và phòng Giáo dục & Đào tạo tới các trường, cũng như việc triển khai các văn bản giữa lãnh đạo tới các tổ chuyên môn, giáo viên của các trường trên địa bàn tỉnh gần như là trực tiếp, tức thời. Người sử dụng văn bản có thể được trao đổi trực tiếp với nhau qua mạng; tiếp thu góp ý của các thành viên khác ngay trong quá trình dự thảo, giúp văn bản khi được triển khai, ban hành có tính hiệu quả và khả dĩ cao hơn rất nhiều so với trước kia. Các loại hồ sơ công việc không còn phải lưu trữ trên các giá cồng kềnh mà được lưu trữ trên hệ thống mạng, giúp việc tra cứu trở nên dễ dàng hơn, thuận lợi hơn. Chỉ cần có một máy tính kết nối internet thì có thể dễ dàng giải quyết công việc ở mọi nơi mọi lúc.Từ hiệu quả của hệ thống hồ sơ công việc trên mạng do sở Giáo dục & Đào tạo triển khai, một số trường đã áp dụng để phù hợp với công tác dạy và học của nhà trường. Qua đó giúp công tác CCTTHC được giải quyết hiệu quả ngay từ mỗi cơ sở.Có thể thấy hiệu quả mang lại từ việc áp dụng CNTT vào CCTTHC đã được ngành Giáo dục tỉnh Điện Biên đặc biệt quan tâm trong những năm qua. Đây thật sự trở thành một ưu điểm rất lớn vì việc triển khai mạng hồ sơ công việc đã giúp đẩy nhanh việc triển khai văn bản xuống cơ sở và ngược lại, giúp các văn bản được xử lý nhanh, kịp thời, chính xác và có kết cấu chặt chẽ hơn.Là ngành có số lượng đơn vị trực thuộc nhiều nhất trên địa bàn tỉnh hiện nay với gần 500 cơ sở giáo dục, thì qua những hiệu quả từ việc đẩy mạnh các ứng dụng CNTT vào trong công tác CCTTHC, có thể ước tính được một số lượng lớn thời gian, chi phí đã được tiết kiệm đáng kể. Cùng với đó là hiệu quả công việc cũng như chất lượng giáo dục của tỉnh nhà cũng ngày càng được nâng cao hơn. Đây thật sự là một trong những kết quả đáng mừng và biểu dương trong việc giảm bớt những thủ tục chồng chéo, rườm rà của công tác CCTTHC ở ngành Giáo dục tỉnh Điện Biên; đồng thời cũng là nhân tố giúp công tác CCTTHC trên địa bàn tỉnh sớm được hoàn thiện.