Ứng dụng phần mềm quản lý điều hành trong hoạt động cơ quan Nhà Nước

Với vai trò Thường trực Ban chỉ đạo CNTT của tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông (TT&TT) Điện Biên đã tích cực tham mưu cho UBND tỉnh nhiều chương trình, dự án, đề án về ứng dụng CNTT trong các CQNN nhằm mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ tốt cho người dân, các tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh trong đó có việc ứng dụng phần mền quản lý và điều hành qua mạng eOffice. eOffice là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Phần mềm được thiết kế và giao diện hoàn toàn tiếng Việt thân thiện dễ sử dụng. Tiêu chí của eOffice là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người sử dụng dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng CNTT, hơn nữa eOffice còn đáp ứng được theo các chuẩn do Bộ TT&TT quy định. Trong gần 3 năm, Sở TT&TT Điện Biên đã triển khai phần mềm Văn phòng điện tử eOffice cho 11 đơn vị hành chính trên địa bàn tỉnh trong đó có 9 đơn vị cấp sở, ngành và 2 đơn vị cấp huyện (Trung tâm CNTT&TT trực thuộc Sở là đơn vị được giao trực tiếp thực hiện), quá trình triển khai cũng gặp không ít những khó khăn. Đa số các cơ quan, đơn vị đang sử dụng phần mềm HSCV của đề án 112 cũ hoặc phần mềm netOffice nên khi chuyển đổi sang eOffice chưa thể nhận biết được hết các tính năng và sự khác biệt của eOffice so với các phần mềm cũ. Mặt khác, trình độ ứng dụng và nhận thức của một số CBCC, VC chưa đầy đủ dẫn đến sợ và ngại phải ứng dụng phần mềm trong công việc từ đó có suy nghĩ phần mềm này chưa thực sự hữu dụng; đa số cán bộ chuyên trách quản trị hệ thống của các đơn vị đã triển khai còn kiêm nhiệm hoặc trình độ còn yếu chưa đáp ứng được yêu cầu khi hệ thống gặp sự cố. Một yếu tố vô cùng quan trọng, khẳng định sự thành công hay thất bại của ứng dụng CNTT trong CQNN đó là vai trò, vị trí, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan vì phần mềm đáp ứng đúng theo quy trình thủ tục hành chính của cơ quan (từ văn thư đến lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo phòng, chuyên viên và ngược lại). Tuy nhiên, một số cơ quan, đơn vị người lãnh đạo cơ quan ít quan tâm sử dụng hoặc sử dụng không hết tính năng cần thiết của phần mềm dẫn đến sử dụng không hiệu quả gây lãng phí công sức và kinh phí đầu tư của Nhà nước. Bên cạnh đó, nguồn vốn, cơ chế chính sách cho ứng dụng CNTT còn hạn hẹp và chưa đồng nhất gây khó khăn cho cơ quan thực hiện về lĩnh vực này. Hiện nay đa số lãnh đạo và CBCC,VC các đơn vị thụ hưởng sản phẩm phần mềm eOffice đều đánh giá cao tính ưu việt và khả năng đáp ứng của phần mềm với công việc hiện tại: Một số cơ quan, đơn vị đã thực hiện rất tốt mang lại hiệu quả trong công việc và tiết kiệm được thời gian, kinh phí. Đồng thời, thường xuyên trao đổi, phối hợp với Sở TT&TT Điện Biên để đóng góp những ý kiến nhằm mục đích nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm cho phù hợp với thực tế quy mô, quy trình hành chính đang dùng hiện nay. Trong tương lai eOffice sẽ là phần mềm chuẩn dữ liệu theo đề xuất của Bộ TT&TT, đồng thời sẽ nâng cấp phần mềm tối ưu nhất cho phù hợp về mặt quản lý, quản trị tại các đơn vị trong cả nước và sẽ thực hiện được liên thông văn bản điện tử trên môi trường mạng giữa các cơ quan hành chính với nhau. Tính cho đến thời điểm này đã có hơn 500 cơ quan hành chính và doanh nghiệp trong cả nước đang sử dụng hệ thống quản lý và điều hành văn bản eOffice. Tỉnh Điện Biên đã và đang ứng dụng thành công phần mềm này. Đây là một kết quả khả quan để Sở TT&TT Điện Biên tiếp tục triển khai cho các CQNN trong tỉnh, thực hiện tốt mục tiêu ứng dụng và phát triển CNTT hướng tới Chính quyền điện tử góp phần “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT-TT”./.