Quản lý theo dự án: Phương thức quản lý mới

Đặc trưng chính của quản lý hành chính là coi trọng các nguyên tắc luật lệ đã có, sáng tạo và quyền hành tập trung ở cấp lãnh đạo, cấp nhân viên chỉ thừa hành thực hiện. Hình thức này đã có một số cải tiến với việc cho phép sáng tạo từ các cấp dưới được đệ trình để cấp trên xem xét, chấp thuận và phê duyệt để thực hiện. Nhưng rõ ràng, nếu lãnh đạo cấp trên không quyết đoán, còn do dự thì sáng tạo của cấp dưới khó có thể được chấp thuận kịp thời.Hoàn cảnh kinh tế xã hội ngày nay biến chuyển nhanh do tác động của tiến bộ công nghệ thế giới, đặc biệt là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin và truyền thông. Nền tảng công nghệ đang được thiết lập dần tạo ra sức ép mới buộc cách quản lý hành chính phải thay đổi để thích ứng được với sự phát triển mới. Tính chất trí tuệ tăng lên trong mọi mặt hoạt động xã hội đòi hỏi các bộ phận lãnh đạo quản lý cũng phải có sự tăng trưởng tương xứng về trí tuệ. Điều này hiện không được đáp ứng ở nhiều cơ quan, tổ chức do vốn trí tuệ sẵn có ở bộ phận lãnh đạo cấp trên không còn đủ bao quát các trí thức mới. Sự linh hoạt của tổ chức bây giờ nằm ở sức năng động sáng tạo của toàn thể các nhân viên trong tổ chức, ở các chuyên gia trong mọi lĩnh vực chuyên môn, không còn nằm ở một bộ phận điều khiển của cấp trên duy nhất nữa. Nếu không phát huy được sức sáng tạo tiềm ẩn này bằng một cơ chế quản lý thích hợp, mọi tổ chức đều sẽ trở thành trì trệ và xơ cứng, không thích ứng với thực tế.Trên thế giới và ở Việt Nam, các công ty và tổ chức lớn hiện đang dần chuyển sang cách quản lý theo các dự án để khắc phục nhược điểm của quản lý hành chính. Quản lý theo dự án là quản lý việc đưa ra các yếu tố mới vào trong tổ chức, thực hiện trong một thời gian xác định với một nguồn lực xác định và đạt được mục tiêu xác định. Quản lý theo dự án là cách thức để phát huy tiềm năng sáng tạo trong toàn thể tổ chức, là hình thức quản lý đối lập với cách quản lý hành chính vốn dồn sự sáng tạo và điều khiển cho cấp lãnh đạo cao nhất.Để quản lý theo dự án được thực hiện đúng nghĩa của nó, cần phải có cơ chế mới cho cách quản lý này: Nhóm dự án hoàn toàn được tự chủ việc định hướng chiến lược, thiết lập quy trình làm việc, tuyển chọn chuyên gia, bảo đảm chất lượng… Điều này không thể tự nhiên có được trong cách quản lý hành chính cũ, nếu nó không được những người lãnh đạo sáng suốt tạo hành lang pháp lý thuận lợi cho sự phát triển.Quản lý dự án không chỉ đưa vào tổ chức các yếu tố mới, các sản phẩm mới và dịch vụ mới, mà nó còn là cơ sở để đưa vào thực tế các quy trình làm việc mới, đi kèm với các sản phẩm và dịch vụ mới đó, do đó đưa ra những thay đổi, cải tổ vào toàn bộ tổ chức. Quy trình làm việc mới một khi được chính thức thể chế hóa thì sẽ trở thành những cách tổ chức và làm việc mới của mọi cơ quan. Điều này chính là khả năng lớn của quản lý dự án để thích ứng với hoàn cảnh biến động, vượt qua yếu tố trì trệ của quản lý hành chính. Và cũng chính vì tính năng động linh hoạt của quản lý dự án mà nó mở đường cho những phát triển tiếp theo của quản lý theo quy trình quản lý tri thức.Như vậy, mọi việc vạch kế hoạch chiến lược, xây dựng quy trình thực hiện, lựa chọn người đủ tri thức chuyên gia vào các tổ dự án, bảo đảm chất lượng…, trước do cấp trên độc quyền quản lý, nay được chuyển giao cho các nhóm chuyên gia hàng đầu của tổ chức thực hiện trong quản lý theo dự án. Vai trò lãnh đạo toàn diện tổ chức từ một nhóm lãnh đạo của quản lý hành chính nay được chuyển sang cho nhiều nhóm lãnh đạo theo quản lý dự án, những nhóm chuyên gia có đủ tri thức và năng lực thích ứng với hoàn cảnh mới. Sức sáng tạo của toàn tổ chức do vậy được khai thác và phát huy tối đa./.