Vai trò của công nghệ thông tin và truyền thông trong khu vực công

Font Definitions font-face font-family:"Cambria Math panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4 mso-font-c-harset:0 mso-generic-font-family:roman mso-font-pitch:variable mso-font-signature:-1610611985 1107304683 0 0 159 0 font-face font-family:Calibri panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4 mso-font-c-harset:0 mso-generic-font-family:swiss mso-font-pitch:variable mso-font-signature:-1610611985 1073750139 0 0 159 0 font-face font-family:Tahoma panose-1:2 11 6 4 3 5 4 4 2 4 mso-font-c-harset:0 mso-generic-font-family:swiss mso-font-pitch:variable mso-font-signature:1627400839 -2147483648 8 0 66047 0 Style Definitions p.MsoNormal li.MsoNormal div.MsoNormal mso-style-unhide:no mso-style-qformat:yes mso-style-parent margin-top:0cm margin-right:0cm margin-bottom:10.0pt margin-left:0cm line-height:115% mso-pagination:widow-orphan font-size:11.0pt font-family:"Calibri","sans-serif mso-ascii-font-family:Calibri mso-ascii-theme-font:minor-latin mso-fareast-font-family:Calibri mso-fareast-theme-font:minor-latin mso-hansi-font-family:Calibri mso-hansi-theme-font:minor-latin mso-bidi-font-family:"Times New Roman mso-bidi-theme-font:minor-bidi p mso-style-noshow:yes mso-style-priority:99 mso-margin-top-alt:auto margin-right:0cm mso-margin-bottom-alt:auto margin-left:0cm mso-pagination:widow-orphan font-size:12.0pt font-family:"Times New Roman","serif mso-fareast-font-family:"Times New Roman .MsoChpDefault mso-style-type:export-only mso-default-props:yes mso-ascii-font-family:Calibri mso-ascii-theme-font:minor-latin mso-fareast-font-family:Calibri mso-fareast-theme-font:minor-latin mso-hansi-font-family:Calibri mso-hansi-theme-font:minor-latin mso-bidi-font-family:"Times New Roman mso-bidi-theme-font:minor-bidi .MsoPapDefault mso-style-type:export-only margin-bottom:10.0pt line-height:115% page Section1 size:612.0pt 792.0pt margin:72.0pt 72.0pt 72.0pt 72.0pt mso-header-margin:36.0pt mso-footer-margin:36.0pt mso-paper-source:0 div.Section1 page:Section1 Có thể thấy rằng tuy những sáng kiến đã nêu có sự khác biệt đáng kể về phạm vi và trọng tâm ưu tiên nhưng chúng lại phản ánh một sự nhất trí cao về những khả năng ICT Sự gắn kết ngày càng tăng giữa ICT sẽ giúp các chính phủ có thể trở nên linh hoạt hơn trong cách thức nắm bắt và khai thác thông tin Những phương thức mới trong việc xử lý và trao đổi thông tin có thể cho phép Chính phủ thoát khỏi tình thế tiến thoái lưỡng nan giữa việc cắt giảm chi phí và nâng cao chất lượng tạo ra những chính quyền làm việc tốt hơn với chi phí ít hơn Điều quan trọng hơn là mở ra những kênh tương tác mới giữa chính phủ và công dân tăng cường tính công khai minh bạch nâng cao tinh thần trách nhiệm và làm cho chính phủ trở nên dễ tiếp cận hơn đối với những hình thức tham gia mới Trong thời gian qua các cơ quan chính quyền quốc gia và địa phương có tính sáng tạo chủ yếu ở các nước phát triển đã bắt đầu áp dụng ICT và nó ngày càng thâm nhập vào các loại dịch vụ công Những áp dụng này chủ yếu tập trung vào hai mục đích nhằm đạt được sự cải thiện quan trọng về tốc độ phản ứng hiệu quả khả năng tiếp cận các dịch vụ công và làm cho chính quyền gần gũi hơn với người dân Những lợi ích tiềm ẩn do khả năng của các phương tiện thông tin và truyền thông mới mang lại đối với các loại dịch vụ của các cơ quan công quyền như sau Làm giảm chi phí hành chính ICT cho phép cắt giảm đáng kể chi phí xử lý thông tin và chi phí thực thi Đặc biệt ICT cho phép nhiều dữ liệu hơn ví dụ việc thay đổi địa chỉ được chia sẻ giữa các hệ thống thông tin khác nhau qua đó làm giảm lượng thời gian thu thập dữ liệu Phản ứng nhanh và chính xác hơn đối với những đòi hỏi hay thắc mắc kể cả ngoài giờ làm việc thông thường ICT có thể cho phép tiếp cận trực tiếp các giao dịch hoặc tài khoản của khách hàng được lưu giữ ở những bộ phận khác nhau của chính quyền đặc biệt đối với những dịch vụ công ở cấp cơ sở Khả năng tiếp cận ở tất cả các bộ ngành và các cấp chính quyền từ bất kỳ nơi nào ICT hỗ trợ cho sự phát triển những phương thức thuận tiện và linh hoạt hơn để giúp công dân có thể tiếp cận được các dịch vụ công Ví dụ một số chính phủ đang phát triển những loại dịch vụ tiện ích trên mạng làm việc suốt ngày phục vụ các giao dịch như các khiếu nại đòi hỏi về phúc lợi đánh giá thuế thủ tục hồ sơ visa và gia hạn giấy phép Việc sử dụng thẻ thông minh cũng đang phát triển cho phép tiếp cận ngày càng nhiều các dịch vụ của chính quyền loại hình cửa hàng điện tử một cửa Những dịch vụ này có thể ngăn chặn tình trạng lừa đảo hoặc sử dụng sai các dịch vụ và lợi ích công làm cho công chúng ngày càng tin tưởng vào các dịch vụ thuế và phúc lợi xã hội Khả năng quản lý nhà nước tốt hơn ICT làm cho chính quyền có khả năng thu được nhiều dữ liệu hơn từ các hệ thống đang hoạt động do đó làm tăng chất lượng thông tin phản hồi tới các cấp ban hành chính sách và quản lý Chính phủ cũng có thể đảm bảo có nhiều thông tin hơn được cung cấp cho công chúng và hỗ trợ những loại hình liên lạc trên mạng mới giữa các nhà hoạch định chính sách các đại biểu dân cử từng cá nhân công dân hoặc các nhóm vận động hàng lang có tổ chức Thông qua những cách này ICT có thể giúp nâng cao năng lực chỉ đạo trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện đại Những khả năng này tồn tại ngay cả ở những nước đang phát triển có quy mô nhỏ mặc dù chúng đòi hỏi phương pháp tiếp cận có tính thực tế phù hợp với quy mô nhỏ và năng lực hành chính rất hạn chế Hỗ trợ các khu vực kinh tế của quốc gia và địa phương nhờ khả năng tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp giữa chính phủ với doanh nghiệp Điều này có thể mang lại các dịch vụ được cải thiện cho các vùng nông thôn xa xôi và tăng cường các dịch vụ hỗ trợ khẩn cấp Tạo thêm những phương tiện để thu thập ý kiến phản hồi của công chúng Tuy nhiên ICT vẫn chưa được chính phủ ở các nước đang phát triển sử dụng rộng rãi để giải quyết những vấn đề liên quan đến việc chia sẻ hồ sơ tài liệu trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan với nhau quy trình công văn giấy tờ cần thiết cho việc phê duyệt về mẫu giấy tờ để kê khai tại chỗ điều kiện khó khăn của công chúng trong việc tiếp cận thông tin khó khăn của công dân trong việc trình bày các ý kiến phản hồi tới các viên chức nhà nước và nhận được ý kiến trả lời kịp thời hồ sơ lưu trữ cồng kềnh chậm trễ trong việc thu thập kết quả điều tra từ công chúng Về cơ bản trò rượt đuổi giấy tờ vẫn còn phổ biến và dai dẳng Ở hầu hết các lĩnh vực công điện thoại vẫn được sử dụng chủ yếu để tăng nhanh các giao dịch còn giấy tờ vẫn là vua Nhiều khi vẫn cần một vài bản sao của một tài liệu duy nhất ngay cả chỉ ở một phòng ban nào đó Quan niệm về hệ thống trong và ngoài luồng vẫn còn rất thịnh hành Việc sử dụng ICT trong khu vực công hiện nay ở các nước đang phát triển còn rất hạn chế là do các nguyên nhân Chỉ có một tỷ lệ nhỏ dân số có máy vi tính của riêng mình và có khả năng truy cập mạng Inernet Tuy nhiên con số này ngày càng gia tăng lên Công dân và đội ngũ nhân viên còn thiếu các kỹ năng cần thiết để sử dụng đầy đủ các tiện ích của ICT Chi phí ứng dụng ICT cao hơn do quy mô của các tổ chức trong khu vực công cồng kềnh sức ỳ của những cách làm đang tồn tại và thói quen cũ những lo ngại về khía cạnh an ninh và bảo mật các luật lệ và quy định đã lỗi thời sự hạn chế về các kỹ năng sử dụng máy vi tính Những phát triển gần đây của ICT và những cơ hội trong khu vực công Khả năng ICT luôn gắn với trình độ hiểu biết và các kỹ năng sử dụng chúng và hầu hết các nước đang phát triển thường không có điều kiện để có được sự đào tạo đầy đủ Những người có kỹ năng cần thiết thường không tuyển dụng được vì trong khu vực nhà nước chế độ lương bổng thấp Để giải quyết vấn đề này chương trình phát triển Liên hiệp quốc đã đề ra sáng kiến giúp đỡ các nước ở khu vực châu Á Thái Bình Dương bằng việc cung cấp các khóa đào tạo về kiến thức sử dụng ICT cho các nước này và nhiều giải pháp kỹ thuật khác Mặc dù có rất nhiều khó khăn hạn chế xong việc sử dụng Internet trong khu vực chính phủ vẫn ngày càng tăng và ở các nước phát triển việc gia tăng này sẽ lên gấp ba lần mức sử dụng Internet trong các năm tới từ khoảng 20% tổng giao dịch công lên 59% Trong khi đó việc sử dụng Internet vào các mục đích tiếp thị đã chiếm hơn 50% Rõ ràng là việc sử dụng Internet trong các giao dịch của khu vực công mới chỉ bắt đầu Ở các nước phát triển một vài yếu tố buộc Internet trở thành nhu cầu phổ biến hàng đầu là Trình độ hiểu biết và sử dụng máy vi tính ngày càng tăng Chi phí liên lạc giảm Có các trình duyệt trang web điện tử đa năng liên kết nóng và dễ sử dụng Đòi hỏi về sự hài lòng ngay lập tức và cá nhân hóa các yếu tố mang tính đại chúng Dịch vụ viễn thông và nền kinh tế toàn cầu Internet không tạo ra những khuynh hướng này nhưng nó là những tác nhân liên kết chúng lại với nhau làm tăng nhanh sự tiến bộ của chúng và tạo ra một kết quả lớn hơn tổng của tất cả những phần riêng lẻ Các cơ hội khác Cung cấp các dịch vụ điện tử:Việc sử dụng các phát minh của dịch vụ điện tử đã bắt đầu làm thay đổi cách thức hoạt động của chính phủ cho phù hợp với sự ủy thác của người dân Chỉ với một đường truyền điện thoại cũng có thể làm cho những người sống ở nông thôn có thể truy cập được Internet để họ có thể tiếp cận thông tin về những giông cây khác nhau ở địa phương giá cả của các sản phẩm nông nghiệp Các hệ thống hoạt động dựa vào nguồn điện ắc quy hay vào năng lượng mặt trời đều có thể làm dân chủ hóa khả năng tiếp cận của tri thức Các hình thức ứng dụng về khả năng cung cấp dịch vụ điện tử + Các cuộc họp về chi tiêu công giáo dục thông tin cập nhật + Các loại giao dịch tư vấn về lợi ích phúc lợi chuyển khoản lợi ích và thanh toán qua mạng điện tử cho các dịch vụ cấp giấp phép vận tải bầu cử trưng cầu dân ý thăm dò ý kiến người dân kiểm tra việc đặc xá kê khai thuế qua mạng điện tử các hệ thống thu lộ phí + Truy cập thông tin Tiếp cận nguồn thông tin của chính phủ giải đáp những câu hỏi thường nhật hỗ trợ các quan chức chính phủ và các nhà chuyên môn trong việc cung cấp dịch vụ + Liên lạc từ xa Các diễn đàn thảo luận về các vấn đề chi tiêu công giúp đỡ các nhóm chuyên môn và tình nguyện khiếu nại và yêu cầu của công dân hỗ trợ khẩn cấp các cuộc họp liên cộng đồng trao đổi giữa cha mẹ học sinh và giáo viên Hệ thống dòng công việc Dòng công việc là thuật ngữ để chỉ khả năng chuyển hình ảnh hồ sơ tài liệu từ vị trí công việc này sang vị trí công việc khác sử dụng những quy tắc kinh doanh cụ thể để rà soát uỷ quyền nhập dữ liệu biên tập dữ liệu và phân công nhiệm vụ Các quy trình kinh doanh được thực hiện bằng việc chuyển giao giấy tờ giờ đây có thể được quản lý bằng công cụ điện tử ngay từ khâu đầu tiên cho đến khâu xử lý cuối cùng Việc chậm trễ thường liên quan đến các tài liệu được lưu giữ trên giấy và các quy định xử lý bằng tay có thể được giảm thiểu nhờ các hệ thống về dòng công việc Một hệ thống dòng công việc có sự khác biệt cơ bản với một hệ thống truyền thống Hệ thống dòng công việc tập trung vào việc làm cái gì và làm như thế nào theo định hướng quy trình do các sự kiện thúc đẩy và được mô hình hóa theo dòng công việc của con người Trái lại một hệ thống truyền thống lại tập trung vào những đặc điểm và tính chức năng được tổ chức theo chức năng định hướng theo ngành dọc và phục vụ một nhu cầu ứng dụng cụ thể Những phần cơ bản của một dòng công việc là các quy trình thủ tục nhiệm vụ các sự kiện và những người thực hiện Nội dung của một quy trình thủ tục là hàng loạt những nhiệm vụ có liên quan đến nhau cần phải có để hoàn thành một loạt công việc Một sự kiện là một tình huống xảy ra dẫn đến việc bắt đầu một thủ tục hoặc nhiệm vụ Một nhiệm vụ là một yếu tố bất kỳ của công việc có thể được giao cho một công nhân cụ thể nó có thể được xác định xét về mặt thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó khả năng có thể được sử dụng những nhân viên có thể thực thi nhiệm vụ đó và khuôn khổ thời gian cùng thứ tự ưu tiên để thực hiện nhiệm vụ đó Những ứng dụng của một thống ICT có triển vọng trong các hệ thống dòng công việc ở khu vực nhà nước gồm nhiều mặt trong đó có + Xử lý và quản lý những yêu cầu đòi hỏi + Xây dựng hồ sơ đấu thầu lập đề án và theo dõi truy cập + Giải quyết các dịch vụ khiếu nại của khách hàng + Cấp học bổng phê duyệt và xử lý + Thuê mướn hay tuyển dụng nguồn nhân lực Quản lý tri thức Các chính phủ cần phải nâng cao tri thức của mình về các khuynh hướng phát triển và những kết quả chính sách Những thay đổi ở phạm vi khu vực và toàn cầu trong thương mại và dòng viện trợ di chuyển lao động công nghệ môi trường và đầu tư đều có thể gây ra những thay đổi nhanh và sâu sắc ở tất cả các nước trong một thế giới được gắn kết với nhau Các chính phủ cần phải theo dõi những thay đổi này nhằm kịp thời có những biện pháp đối phó thích hợp Đặc biệt các chính phủ cần phải đánh giá tác động xã hội của những khuynh hướng kinh tế và những phản ứng về mặt chính sách để đảm bảo rằng điều kiện của những nhóm người bị thiệt thòi không trở nên tồi tệ hơn ICT có thể giúp ích theo nhiều cách Với sự hỗ trợ của các hệ thống ICT thông tin về những khuynh hướng toàn cầu có thể được thu thập qua mạng Internet các cuộc hội thảo ảo có thể họp mặt các chuyên gia ở các địa điểm khác nhau các số liệu điều tra và các số liệu thống kê về nền kinh tế quốc gia có thể được tổ chức và phân tích tốt hơn Các chính phủ có thể sử dụng các hệ thống tương tự nhằm tạo điều kiện thuận lợi để kịp thời phổ biến các dữ liệu này sao cho các nhà đầu tư và những người có lợi ích có liên quan khác được thông tin chính xác về những rủi ro và cơ hội kinh doanh