Tăng cường sử dụng, trao đổi văn bản điện tử trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Điện Biên

Từ năm 2010 đến nay, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Điện Biên đã triển khai hệ thống Văn phòng điện tử eOffice đến 18 cơ quan, đơn vị trong đó có 13 Sở, ngành; 5 UBND cấp huyện. Qua quá trình triển khai, sử dụng các đơn vị đã thường xuyên trao đổi với chuyên môn Sở Thông tin và Truyền thông nhằm giải đáp vướng mắc, nâng cao hiệu quả sử dụng tính năng của phần mềm cũng như hộp thư điện tử nội bộ được tích hợp trên phần mềm. Đến nay toàn tỉnh có 95% các cơ quan hành chính Nhà nước cấp tỉnh và 70% các cơ quan hành chính Nhà nước cấp huyện đã được trang bị các phần mềm có chức năng quản lý văn bản và điều hành qua mạng. Từ đó góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện nhiệm vụ ứng dụng CNTT gắn với cải cách hành chính, nâng cao tính minh bạch, tiết kiệm, thiết thực và hiệu quả của các cấp chính quyền trong tỉnh.Công tác trao đổi văn bản trong các cơ quan Nhà nước bước đầu đã được thực hiện phát huy có hiệu quả. Đối với nội bộ các loại văn bản trao đổi trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành qua mạng chủ yếu là văn bản đến, đi, giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp, các văn bản để biết, báo cáo, thông báo chung của các cơ quan, thông tin chỉ đạo điều hành của lãnh đạo, lịch công tác; giữa các cơ quan hoặc các tỉnh với nhau đa số đã sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin trong công việc. Hiện nay, nhiều cơ quan đã số hóa trên 90% văn bản điện tử thay thế văn bản giấy điển hình như: Sở Thông tin và Truyền thông , Sở Giáo dục và Đào tạo, Văn phòng UBND tỉnh…Việc trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống Văn phòng điện tử, thư điện tử đã rút ngắn được quy trình xử lý văn bản, lãnh đạo đã xử lý văn bản điện tử đến từng cán bộ công chức,viên chức (CBCC, VC). Qua đó, nội dung văn bản và hồ sơ công việc được theo dõi và quản lý khoa học hơn, phần nào hỗ trợ cơ quan, đơn vị trong công việc chuyên môn được tốt hơn, tiết kiệm được thời gian, kinh phí. Ngoài ra, hệ thống hoạt động trên mạng internet nên hỗ trợ được nhu cầu tìm kiếm văn bản và làm việc từ xa cho CBCC, VC.Tuy nhiên hệ thống thư điện tử của tỉnh đã được đầu tư từ lâu, chưa được nâng cấp do đó ảnh hưởng lớn đến việc sử dụng hộp thư công vụ trong trao đổi công việc giữa các cơ quan và CBCC, VC trong tỉnh. Tỷ lệ CBCC, VC thường xuyên sử dụng thư điện tử trong công việc còn thấp (cấp tỉnh, cấp huyện đạt trên 70%, cấp xã 18%). Đa số cán bộ, công chức viên chức thường sử dụng các hộp thư miễn phí quốc tế như yahoo mail, gmail để trao đổi công việc chuyên môn… nên khả năng mất an toàn an ninh thông tin rất cao. Một số cán bộ lãnh đạo chưa gương mẫu sử dụng thư điện tử trong công tác quản lý, điều hành; nhiều cơ quan Nhà nước chưa ban hành quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử phù hợp với yêu cầu mới về tăng cường sử dụng thư điện tử. Để tiếp tục nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tiếp tục triển khai hệ thống văn phòng điện tử eOffice đến các cơ quan hành chính Nhà nước và đề nghị UBND tỉnh nâng cấp hệ thống thư điện tử chính thức của tỉnh để có một hệ thống thư đồng bộ theo quy định về sử dụng thư điện tử với tên miền ...gov.vn trong hoạt động của cơ quan Nhà nước nhằm thực hiện chương trình, nội dung cải cách hành chính nâng cao năng lực quản lý, điều hành trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Điện Biên.